Publié le 05 juil 2018 - Mis à jour le
La Société publique locale Xdemat a été développée par des collectivités pour des collectivités afin de fournir des outils de dématérialisation simples et performants. Les collectivités et établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) de l’Aisne peuvent en bénéficier sur simple adhésion.
Marchés publics, flux comptables, contrôle de légalité… Collectivités et EPCI ont l’obligation de remplacer de nombreux documents par des fichiers ou des flux numériques.
La dématérialisation poursuit 4 objectifs :
Les collectivités doivent mettre en place ces projets sans forcément disposer en interne des ressources humaines et techniques nécessaires.
En 2012, les Départements de l’Aube, des Ardennes et de la Marne ont uni leurs forces pour créer une SPL (Société Publique Locale) dédiée à la dématérialisation. Ils ont été rejoints par la Haute-Marne, puis l’Aisne et l'ancienne Région Champagne-Ardenne en 2013, la Meuse en 2014, les Vosges en 2016 et la Meurthe-et-Moselle en 2017.
Leur objectif est de mutualiser les moyens (humains, techniques, financiers) pour permettre aux plus petites structures d’accéder à des outils performants à des tarifs abordables.
Cette société de droit privé fonctionne avec du personnel issu des différents Conseils départementaux.
Les communes et autres structures adhérentes ont ainsi accès, en plus du package d’outils, à une assistance technique de proximité.
Chacun des 8 Départements a acquis autant d’actions que de collectivités sur son territoire. A titre d’exemple, l’Aisne a acheté 1 100 actions pour donner la possibilité à l'ensemble de ses communes, intercommunalités, EPCI, d’adhérer à la SPL. Pour ce faire, ils doivent acheter une action (15,50 €) auprès du Conseil départemental et s’acquitter d’une cotisation annuelle à la SPL. Celle-ci varie en fonction de la strate de la commune mais aussi de la formule choisie.
En 2017, on compte plus de 130 adhérents pour l’Aisne et plus de 1 500 sur les 8 départements.
La formule de base propose plusieurs modules : Xmarchés® (publication des marchés publics), Xactes® (transmission des actes au contrôle de légalité), Xpostit® (suivi des dossiers dématérialisés), Xcelia® (pré-archivage électronique), Xcesar® (envoi de mail avec accusé de réception), Xcontact Maelis® (portail et application mobile citoyens.
Ces outils sont accessibles depuis une seule interface et ne nécessitent l’installation d’aucun logiciel. L’usager accède à toutes ces fonctionnalités depuis un ordinateur fixe ou portable, une tablette, au bureau, en réunion ou en déplacement.
D’autres outils sont proposés à la carte, avec un coût supplémentaire : Xelec® (gestion des listes électorales), Xsip® (paiement en ligne par carte bancaire), Xfluco® (télétransmission des flux comptables), Xparaph® (parapheur électronique), Xrecensement® (recensement citoyen obligatoire), Xconvoc® (convocations des élus aux réunions), Xcontact® (gestion des téléservices), Xfactures® (flux de factures dématérialisées avec Chorus Pro), Xsacha® (archivage électronique).
Les actionnaires de la SPL bénéficient d’outils et d’une assistance technique à des tarifs abordables.
Les solutions proposées par la SPL sont développées par des collectivités pour des collectivités. Il s’agit d’outils flexibles qui sont amenés à évoluer en fonction des besoins des actionnaires.
Les outils de dématérialisation permettent aux collectivités d’accélérer leurs démarches administratives, comme le dépôt des actes au contrôle de légalité par exemple. Ce gain de temps se traduit également par un gain économique puisqu’à terme les collectivités peuvent alléger le budget des envois postaux (recommandés). Enfin, ces outils permettent de libérer du temps pour les agents, comme les secrétaires de mairie, qui, pour la plupart en milieu rural, ne sont présents que quelques heures par semaine au sein de leur collectivité.
Pour plus de renseignements, il existe un référent pouvant répondre à vos questions au sein de chaque Département adhérent.